De mailbox stroomt vol. De planning die tijdens de zomer al krap was, loopt nu vast. September is voor veel organisaties het moment waarop de werkdruk in korte tijd terugkomt.

Volgens Ashwin Taneja, lichaamstaalexpert en oprichter van Body Signals Academy, is werkdruk een van de signalen die mensen relatief laat uitspreken. “Op de vraag ‘hoe gaat het’ antwoorden de meeste mensen automatisch met ‘goed, druk maar goed’. Dat is geen leugen, het is een sociale gewoonte. Het lichaam laat spanning vaak eerder zien dan de woorden dat doen.”

Voor een individuele medewerker is dat een kwestie van tijdig een gesprek voeren. Voor een organisatie is het meer dan dat. Wanneer de werkdruk bij meerdere mensen tegelijk oploopt, zonder dat iemand dat hardop benoemt, stapelen kleine signalen zich op tot een team dat op scherp staat, terwijl dat van buitenaf nog niet zichtbaar is. Tegen de tijd dat iemand uitvalt of een fout maakt, is de onderliggende spanning meestal al weken aanwezig geweest, bij die persoon en mogelijk ook bij collega’s eromheen.

Zelfgeruststellend gedrag: wat oplopende spanning fysiek laat zien

Gedragswetenschappers hebben er een naam voor: zelftroostend gedrag. Kleine, automatische bewegingen die het lichaam inzet om zichzelf te kalmeren, nog voordat iemand zich daar zelf bewust van is. Dat kan zichtbaar worden wanneer iemand:

  • regelmatig met de hand over de nek wrijft
  • herhaaldelijk met een pen, ring, horloge of ketting speelt
  • de lippen likt of vaker en steviger op elkaar perst
  • over de eigen arm of pols wrijft
  • de handen wringt of ineenklemt tijdens een gesprek

“Hoe vaker en intenser die bewegingen worden, hoe hoger de onderliggende spanning,” legt Taneja uit. “Het gedrag zelf is meestal zo klein en automatisch aangestuurd dat iemand zich er nauwelijks bewust van is.”

Het verschil tussen incidenteel en oplopend

Niet elk signaal wijst op een probleem. Taneja noemt een aantal aandachtspunten om onderscheid te maken:

  • Context. Iemand die net een moeilijk gesprek heeft gehad, kan logischerwijs meer spanning vertonen. Gedrag dat structureel aanwezig is, ongeacht de situatie, is een ander gegeven.
  • Verandering in gedrag. Niet het gedrag zelf, maar de afwijking ten opzichte van iemands normale doen is het meest betekenisvol. Een plotselinge verschuiving - iemand die normaal ontspannen is en ineens gesloten overkomt - zegt meer dan gedrag dat op zichzelf al aanwezig was.
  • Clusters van signalen. Één los signaal bewijst weinig. Pas wanneer meerdere signalen na elkaar of tegelijk optreden - bijvoorbeeld een gesloten houding, korter oogcontact én zelftroosting in dezelfde minuut - wordt het beeld betrouwbaarder. Losse signalen apart interpreteren leidt sneller tot verkeerde conclusies dan kijken naar het patroon als geheel.

Waarom hierop letten iets oplevert

Een gesprek over werkdruk vindt vaak pas plaats nadat iemand is uitgevallen, een fout heeft gemaakt of er zelf mee komt. Op dat moment is de spanning meestal al langere tijd aanwezig geweest. Wie let op fysieke signalen, kan een gesprek eerder aangaan, als check-in in plaats van als reactie op een probleem dat al is ontstaan.

Op organisatieniveau maakt dat verschil op momenten waarop de druk ergens toch al hoog is. Een team dat in september in korte tijd weer op volle capaciteit moet draaien, heeft baat bij leidinggevenden die spanning vroeg herkennen, voordat het zich vertaalt in verzuim, fouten of vertraagde besluitvorming.

Hoe je dit oppakt

Taneja adviseert om deze signalen te gebruiken als aanleiding voor een gesprek, niet als basis voor een oordeel op zichzelf:

  • Verzamel eerst een patroon, geen incident. Één moment zegt weinig. Meerdere signalen over meerdere dagen geven een duidelijker beeld.
  • Open met een observatie, niet met een conclusie. “Ik merk dat we als afdeling de laatste tijd best overlopen, hoe ervaar jij dat?” vraagt om een ander soort antwoord dan een directe vraag naar werkdruk.
  • Vraag door naar wat concreet zwaar weegt. Dat maakt het makkelijker om samen te kijken of er iets te verschuiven valt in de planning of taakverdeling.

Kijken vóór het gesprek

September is voor veel organisaties het moment waarop de werkdruk in korte tijd toeneemt. Wie de signalen van zelfgeruststellend gedrag herkent, kan een gesprek aangaan voordat iemand zelf aan de bel trekt of vastloopt - en voorkomt daarmee dat kleine signalen bij meerdere medewerkers tegelijk onopgemerkt blijven.

Lees ook: Terug van vakantie is niet hetzelfde als er weer helemaal zijn en Na de zomervakantie klinken veel collega’s weer gemotiveerd, maar niet iedereen laat het zien.